تعتبر عملية الشراء من أهم و أقدم العمليات قبل ظهور برنامج محاسبة الشركات حديثا، حيث بدأت إدارة المشتريات عندما بادل الإنسان ما يملك من سلعة أو خدمة يقدمها مع آخر يملك سلعة أو خدمة مختلفة وسمي بنظام ( المقايضة )، وظهرت قديما عملية المشتريات كعملية نادرة ومختلفة نوعا ما في هذا الوقت في مجال واحد فقط وهو السكك الحديدية عام 1890 ثم زادت أهميتها في التسعينات خلال الحرب العالمية الأولى والثانية 1945-1914 بسبب أهمية الحصول على المواد الخام للحفاظ على المناجم والمصانع وقتها، وصولا للقرن العشرين 2000 وظهور برنامج ERP .
فلا تخلو أي مؤسسة من نظام مشتريات داخلها، حيث ترتبط الأهداف الخاصة بإدارة المشتريات بالأهداف الأساسية والعامة للمنشأة خاصة وأن لها تأثير مباشر على جميع الجوانب المالية للمنظمات، مركزها المالي والتنافسي، الأرباح والسيولة بالإضافة إلى تأثيرها الملموس على استمرارية عمل هذه المؤسسات والتأثير على الاقتصاد القومي للدولة ويكفي أن تتحكم إدارة المشتريات في ( 80% ) من تكلفة أي منتج للشركات أو المصانع فهذا يعنى أن نجاح أي مؤسسة مرتبط ارتباط وثيق بنجاح عملية المشتريات وإذا كانت الأهداف الإدارية الأكثر وضوحاً وشيوعاً لأي منظمة أعمال فإنها في النهاية تتمثل في هدفي الاستمرارية والربحية في مصلحة المؤسسة في النهاية.
وعند الحديث عن مصطلح إدارة المشتريات يجب أيضا ذكر إدارة المخازن، فهما يعملان معا على نجاح أو فشل المؤسسات التجارية ان كانت مرتبطة مخزون سلعي وتقديم منتجات أو سلع
وقبل التطرق إلى معرفة كيفية إدارة المشتريات في برنامج حسابات المؤسسات، دعنا نأخذ جولة سريعة حول مهام إدارة المشتريات داخل أي مؤسسة قبل الحديث عن مكونات الإدارة في برنامج حسابات المؤسسات.
وتتمثل مهامها في:
·تقوم بإجراء الدراسات التي تساعد المنظمة على اتخاذ القرار السليم فيما يتعلق بعمليات الشراء
·تقوم بدراسة السوق دراسة جيدة، التنبؤ بوضع الشركات والمؤسسات المنافسة
·ترتيب، وتسجيل كافة البيانات وذلك وفقا لسجلات معينة ووضع السياسات والشروط اللازمة بعمليات الشراء
مما تتكون المشتريات في برنامج حسابات؟
دورة المشتريات:
تبدأ دورة المشتريات في برنامج حسابات الشركات بطلب صنف معين من المخازن لمعرفة المتاح منها والغير متاح وفي حالة عدم توفر الصنف يتم التحويل تلقائيا لطلب شراء والذي يتم تحت يد مدير المشتريات ثم يعتمد الطلبات من المخازن ويتم تجزئة هذه الطلبات، تأتي بعد ذلك عروض الأسعار، يتم تسجيل كل العروض المقدمة من الموردين واختيار أفضل سعر من بينهم وأفضلهم جودة، بالإضافة إلى أفضل طريقة سداد
تأتي بعد ذلك مرحلة الاستلام والفواتير من خلال:
فاتورة المشتريات: تعتبر فاتورة المشتريات هي المستند الرسمي أو وثيقة رسمية لشراء أي سلعة، فهي من أهم عناصر قائمة المشتريات في برنامج حسابات المؤسسات، تتميز بالدقة في إدخال البيانات عكس تماما فاتورة الشراء اليدوية التي تحتوي على العديد من الأخطاء الحسابية.
الموردين وحسابات الموردين: يمكنك من خلال برنامج حسابات المؤسسات تخزين كافة بيانات الموردين الذي يتم التعامل معهم (الاسم – السن - السجل الضريبي الخ......)، كذلك الاطلاع على حسابات الموردين والمديونية الخاصة بكل مورد، إعداد التقارير اللازمة للسداد سواء جميعها أو أجزاء منها وبالتالي تقييم أداء كل مورد.
كذلك إعداد التقارير (القوائم) الخاصة بالمشتريات مثل تقارير حركة المشتريات - عروض الأسعار - طلبات الحجز - أوامر الشراء.
وتسعى إدارة المشتريات إلى تقديم أهداف تساعد على النهوض بالمؤسسة من خلال الآتي:
· الحرص على استمرار عملية الإنتاج وضمانها من خلال توفير الموارد الضرورية لعملية الإنتاج والحصول على أفضل الأسعار لهذه المواد بالإضافة إلى أفضل جودة ممكنة حتى يستفاد منها في إنتاج منتجات بأعلى جودة لتحقيق المزيد من الأرباح.
· إدراك أهمية الموردين للمؤسسة، وجذب أفضلهم للتعامل مع المؤسسة وبالتالي التعامل مع أكثر من جهة على الإنتاج وعدم الاعتماد على مصدر واحد حتى تضمن عدم تأخرها.
· خلق الثقة والعلاقات الوطيدة بين المنشأة والموردين.
· تحقيق التعاون والتكامل بين قسم المشتريات وبقية الأقسام وذلك بهدف الارتقاء بالمنظومة ككل وتحقيق أهدافها الإدارية المطلوبة.
يمكنك إدارة نظام المشتريات الخاصة بمؤسستك من خلال برنامج ERP تخطيط موارد المؤسسات.
برامج أخرى يمكنك الاطلاع عليها
